Táblázatok

Szövegből táblázat (Csere)

A versenyeken előfordulnak olyan feladatok, melyben nagyobb méretű táblázatokkal kell dolgoznunk, úgy hogy a forrásfájlban megadott szövegek nincsenek táblázatba rendezve. A feladattípusban nem járatos versenyzők rengeteg időt veszíthetnek, ha az elkészített üres táblázatba egyesével gépelik vagy szúrják be a kívánt tartalmat. Ennél sokkal hatékonyabb módja is van a probléma megoldásának!

A Beszúrás fül Táblázat menüjében a Szövegből táblázat menüpont segítségével a kijelölt szövegből táblázatot tudunk készíteni, úgy, hogy megadjuk az oszlopok és sorok számát, majd kiválasztjuk azt a karaktert, mely az egyes cellákba kerülő szövegrészeket elválasztja.

Nézzünk egy összetettebb példát, ahol a táblázatkészítéshez a Word program ezen funkcióját használjuk ki!

A feladat szerint öt táblázatot kell létrehoznunk a különböző versenyek díjazottjairól. Bár a kész dokumentum teljes szöveges tartalma meg van adva a forrásfájlban, a táblázatba rendezés a mi feladatunk.

11. ábra: A cél: szöveg táblázatba rendezése

Láthatjuk, hogy a forrásban a díjazottak • szimbólummal vannak elválasztva. Mint már említettem, ha szövegből táblázatot akarunk készíteni, akkor meg kell adnunk a cellatartalmakat elválasztó karaktert. Mivel a forrásfájlban ezt a funkciót nem egy karakter, hanem egy szimbólum látja el, ezért a • szimbólumot ki kell cserélnünk egy olyan karakterre, amely lehetőleg a dokumentumban egyáltalán nem szerepel, mert így az új elválasztó karakter az egész dokumentumban a cellahatárt fogja jelölni.

Esetünkben megfelelő lehet a _ karakter. Tegyük hát meg a cserét a Kezdőlap / Szerkesztés / Csere menüpontban úgy, hogy a módosítást az egész dokumentumban elvégezzük.

12. ábra: A cellák elválasztó karakterének cseréje

Ekkor még nem vagyunk teljesen kész a táblázattá alakítás előkészületeivel, ugyanis ha megnézzük a mintát, láthatjuk, hogy a táblázat első oszlopában az évszámok szerepelnek és csak a második oszloptól következnek a díjazottak. Az előző cserével azonban nem sikerült szétválasztanunk mind a négy oszlop tartalmát, ugyanis az évszám és az első díjazott között nem volt • elválasztó szimbólum. Nézzük meg, milyen trükkel tudnánk beszúrni ide is a cellahatárt jelző _ karaktert!

Az évszámok és az első díjazottak között "." karakter áll. Szerencsére a Csere funkció a formázást is figyelembe veszi, így ha a félkövér "." karaktert akarom cserélni, akkor a normál "." karaktert nem változtatja meg. A dokumentumban a félkövér "." karakter az évszámokat leszámítva csak kevés helyen, a Kemény János-díj és a Neumann-plakett és –oklevél bevezető szövegében szerepel. (Ennek megbizonyosodására rákereshetünk az adott karakterre!) Így ahhoz, hogy a cserét az egész dokumentumban végre hajthassuk, ideiglenesen állítsuk át ezeket a bizonyos bevezető szövegeket félkövérről normál betűstílusra. Most már tényleg csak az évszámok után szerepel félkövér "." karakter, amely mögé a Csere funkció segítségével beszúrhatjuk a _ elválasztó karaktert! (Azért kell utána szúrni, és nem csupán lecserélni, mert azt szeretnénk, ha az évszámok mögött a táblázatba rendezés után is megmaradna a ".").

Érdemes egyébként itt is gondolni a szóközökre. Az első díjazottak neve előtt álló szóközöktől megszabadulhatunk, ha a cserénél a "." karaktert a mögötte álló szóközzel együtt cseréljük "._" karakterpárosra. Így a táblázatba rendezésnél nem lesznek felesleges szóközök a nevek előtt.

A Csere ablakban az Egyebek majd a Formátum gombra kattintva tudjuk megadni a cserélni kívánt és a csere után kapott szövegek formátumát.

13. ábra: Formázott csere

Ne feledkezzünk meg a feladatban kiírt dr – Dr cseréről sem. Figyeljünk azonban arra, hogy csak a doktori címet rövidítő dr szót cseréljük Dr-re, a szavakban elhelyezkedő dr karakterpárost ne (pl András).

Ehhez az kell, hogy kicserélendő szövegnek a " dr." karakterláncot adjuk meg! Mivel az előző cserékkel a nevek előtt elhelyezkedő szóközöket már eltűntettük, ezért ezt a cserét ajánlom első lépésként megtenni. Ha azonban csak a feladat végén jut eszünkbe, hogy ezt a cserét is meg kell tennünk, akkor választhatjuk azt az utat is, hogy cserélendő szövegnek a "dr." szöveget választjuk (a szó előtti szóköz kihagyásával) és ellenőrizzük a cseréket. Nehogy egy mondatvégi dr-re végződő szó részét is kicseréljük. (Díjak_1.docx)

Most már készen állunk arra, hogy a szövegből táblázatot készítsünk. Jelöljük hát ki az egy táblázatba tenni kívánt adatokat, majd töltsük ki a Szövegből táblázat ablak mezőit! (14. ábra) Ezt végezzük el mind az öt táblázat szövegére! (Díjak_2.docx)

14. ábra: Szövegből táblázat készítése

A díjak nevének és leírásának gyors megformázásához hozzunk létre két stílust, és alkalmazzuk azokat mind az öt-öt helyen (Díjak_3.docx).

Ezek után elkezdhetjük a táblázatok formázását is:

• Állítsunk a mintához hasonlító oszlopszélességeket és sormagasságokat!
• Bizonyos években háromnál több díjazott is volt. A táblázat legenerálásakor a negyedik nevek új sorba kerültek. Ezért a feladatunk az ilyen cellák tartalmát átmozgatni jobbra, az így üressé vált első cellát pedig egyesíteni a felette lévő sor első cellájával. Így az adott évszámhoz fognak tartozni mind a két sor díjazottjai. (Ügyeljünk arra, hogy 1979-ben Kalmár-díjjal hét embert is kitüntettek, így itt összesen három sor első celláját kell összevonnunk!)
• Láthatjuk, hogy a táblázatok címe az első sorban szerepel. Szúrjunk hát be egy üres sort, vonjuk össze a celláit, illesszük bele a címeket, majd formázzuk meg azokat! Ügyeljünk azonban arra, hogy ezeket a műveleteket a táblázat oszlopszélességeinek beállításai után tegyük csak meg, mert az összevont cellákkal az oszlopszélességek megadása problémás lenne.
• Állítsunk a táblázatokban cellamargókat (Táblázateszközök / Elrendezés / Igazítás), és végezzük el a megfelelő igazításokat!
• A táblázat szegélyezése igen összetett. A világoskék keret elsőre tűnhet szegélyezésnek, de nézzük csak meg jobban, a celláknak sötétszínű szegélye van! Két különböző cella szegélyt pedig nem tudunk egyszerre alkalmazni. Ezt a trükköt úgy tudjuk megoldani, hogy a cellák közötti távolságot megnöveljük körülbelül 0,2 centiméteresre, majd a Mintázat megadásánál az egész táblázat hatókörében világoskék, a cellák hatókörében pedig szürke kitöltést állítunk. Így érhető el a dupla szegély hatása. A táblázat szegélyezésnél pedig arra kell figyelnünk, hogy először a celláknál állítsunk vékony sötétkék szegélyt, és csak azután adjuk meg a táblázatnak a széles, sávozott szegélyt. Tehát itt is a hatókörök megadásával lehet trükközni!

15. ábra: Összetett táblázatszegélyezés

• Végezetül be kell állítani, hogy a táblázat fejléce minden oldalon látszódjék. Ezt a fejléc kijelölésével, és a Táblázateszközök / Elrendezés / Címsorismétlés gomb lenyomásával érhetjük el (Díjak_Kész.docx).

Vissza a tartalomjegyzékhez