Dátum- és időkezelés

Habár dátum- és időkezelésre középszintű érettségin és ECDL-vizsgán is szükség van, és így alapszintű ismeretnek számít, úgy gondoltam, mégis megéri ezt a témakört átismételni. Annak ellenére, hogy igazából egy cellaformázási beállításról van szó, mégis külön fejezetet kapott, ahelyett, hogy a Cellaformázás egy alfejezete lenne. A tapasztalatom ugyanis az, hogy nagyon sok diák fejében téves elképzelések élnek, melyekkel számos esetben sokáig "ki is húzzák". Gyakori, hogy a könnyebb feladatokat sikeresen meg tudják oldani, ezért aztán nem értik, hogy nehezebb feladatok esetén miért nem működik a "megoldásuk". Az alapvető problémát a cella tartalmának és formátumának összemosódása okozza, ami habár általános probléma, de tipikusan dátumok esetén jelentős.

Lássunk egy konkrét példát! Ha azt látni egy cellában, hogy "2012. június 30.", néhányan azt hiszik, hogy ez a cella tényleges tartalma, vagyis egy szöveg. Ez már csak azért is rossz szemlélet, mert akkor például a "2012.06.30." már egy másik érték lenne, holott tudjuk jól, hogy csak a cellaformázás ablakában választottunk egy másik megjelenítési formát. Még egyébként ez is rendben van a többségnél. Ami viszont tényleg sokak számára kérdés, hogy "akkor mi is van valójában abban a cellában?".

Ennek megválaszolására sok más formátum esetén jó módszer, ha megnézzük, mi van a szerkesztőlécen, amikor a cellán állunk. Dátum formátum esetén ez sajnos nem működik. Próbáljuk akkor ki, hogy mi történik, ha a dátumot tartalmazó cella formátumát általánosra állítjuk! Azt látjuk, hogy "41090", melyből arra következtethetünk, hogy valójában egy számról van szó. Ez így is van: az Excel a dátumokat számként tárolja, melynek értéke független a megjelenített alakjától.

Sokáig nehézséget okozott a dátumok kezelése az informatika világában, és habár vannak elterjedt módszerek a probléma megoldására, gyakori, hogy különböző programok eltérően kezelik a dátumokat. A bonyodalmat az okozza, hogy ezeket a dátumokat nem csak megjeleníteni szeretnénk, de számolni is kell velük. Például: hány nap telik el "január 1." és "március 1." között? Január "31" napos, február "28", így a válasz "59", feltéve, hogy nem szökőévről beszélünk. Látható, hogy az ilyen jellegű kérdésekre így elég nehézkes lehet választ adni, nem is beszélve a dátumok eltárolásának problematikájáról. Az Excel esetében a módszer a következő: "1900. január 1"-jét "1"-gyel azonosítjuk, "1900. január 2"-át "2"-vel, és így tovább, minden naphoz tartozik egy sorszám. Ezzel könnyű megválaszolni az előbbi kérdést és még sok hasonlót is. A "konverzió", vagyis az általunk használt formátumban való megjelenítés az Excel dolga, így nekünk igazából nem muszáj a számokkal dolgoznunk, de mindenképp ismerni kell, mi áll a háttérben!

Ami a már emlegetett félreértéseket tovább súlyosbíthatja, hogy úgy tűnik, az Excel nem túl következetes az átalakítások, illetve típusfelismerések terén. Ha egy általános formátumú cellába beírunk egy dátumot, a hagyományos éééé.hh.nn. formátumban, kivétel nélkül felismeri, és az ehhez tartozó számot tárolja el. Ugyanakkor, ha más formátummal adjuk meg, sokszor csak szövegként tárolja el. Ami pedig még ennél is rosszabb, hogy időnként az olyan szöveget is dátumnak észleli, amit nem is annak szántunk, tipikusan, ha pont van benne. Ha ilyenkor nem vesszük időben észre a hibát, akár végleg elveszthetünk számunkra fontos adatokat. Importálást követően ezért mindig át kell nézni az adatokat, és olykor felülbírálni az Excel döntéseit.

Mint írtam, az "1900.01.01." az a dátum, amit "1"-gyel azonosítunk. Fejtörést okozhat, ha ennél korábbi dátumokkal kell dolgoznunk, hiszen azok kezelésére az Excel sajnos nem képes. Erre a problémára és egy lehetséges megoldására mutatok egy példát a következőkben.

Ez a feladat is az adatok importálásával kezdődik, itt azonban dátumok importálásáról van szó, melyekkel tovább is kell majd dolgozni, tehát ügyelni kell rá, hogy a dátumok tényleg helyes értékkel rendelkezzenek, és ne csak jónak látszódjanak.

Csakúgy, mint a 3. példában, a forrás egy weblap.

A kép (nagyobb változata) külön ablakban is megtekinthető.11_full.jpg11. ábra: Az elkészítendő táblázat.

• Válasszuk ismét a vágólapos módszert, és illesszük be az adatokat Wordbe! Mivel a forrás egy táblázat volt, a Word nagy eséllyel érzékelni fogja ezt, így ott szintén egy táblázatot kapunk. Ezt szöveggé alakítva (Elrendezés/ Adatok) a forrást menthetjük txt-be, melyből importálhatjuk az adatokat Excelbe, a B oszloptól. Ügyeljünk a kódolásra, és az adatok importálásakor a Dátum típus kiválasztására ("HNÉ ")!
• Az A oszlopba jöhet, hogy "1848" vagy "1849", cellaformázása Egyéni/ Normál, a B oszlopnak pedig állítsuk be, hogy a formátuma "hhhh n.".
• Látszatra kész, de a neheze még csak most jön. Az kellene, hogy ezek a dátumok "1848", illetve "1849"-esek legyenek, de jól tudjuk, hogy ilyen korai dátumokat az Excel nem tud tárolni. Ugyanakkor a B feladatban ki kellene számolni, hogy melyik dátum milyen napra esett, feltételezve, hogy "1848. márc. 15." szerda volt. Érdekességképpen meg lehet nézni a cellaformázás átállításával, hogy most milyen év érték tartozik ezekhez a dátumokhoz: nagy eséllyel az éppen aktuális évé.
• A trükk a következő: válasszunk "1848" és "1849" helyett két jóval későbbi évet, melyet már tud kezelni az Excel, és a hét napjainak tekintetében ugyanolyan eredményt ad majd. Ahhoz, hogy ne "csússzunk el" a napokkal, csak az kell, hogy a kérdéses évek kisebbike akkor és csak akkor legyen szökőév, ha "1848" is az volt. Ez azért elegendő feltétel, mert a kezdő napot megadtuk egy cellában, és csak két év adataival dolgozunk.
• Derítsük ki, hogy "1848" szökőév volt-e, és ennek függvényében keressünk egy "1900"-nál későbbi dátumot! Mivel "1848" szökőév, "1948" megfelelő lesz, hiszen ez is osztható néggyel, de százzal nem.

• Most már nincs nehéz dolgunk: vonjuk össze egy segédoszlopba az A oszlopot, plusz még a "100"-at, illetve a B oszlop hónap, nap részét, hogy egy dátumot alkossanak:
  =DÁTUM(
  A3+100;
  HÓNAP(B3);
  NAP(B3)
  )
• Az előbbi oszlop értékeinek másolásával kaphatjuk az igazi B oszlopot, így törölhetjük őket.
• A napok meghatározása már nem nehéz, használjuk hozzá például az INDEX(), MARADÉK(), HOL.VAN() függvényeket, és egy alkalmas segédtáblát a napok nevéről, illetve sorrendjéről.

Az eddig leírtak után talán senkinek nem okozok meglepetést azzal, ha elárulom: az időpontokat is számként tárolja el az Excel. Az viszont már lehet, hogy néhányaknak meglepetést okoz, hogy valójában minden dátum egyben időpont is, és minden időpont egyben dátum is. Akkor vajon miért beszélünk róluk külön? Hiszen igazából csak az a fontos, hogy az adott "dátum+időt" dátum, vagy idő formátumban jelenítjük meg. Gondoljunk csak bele: adott két esemény időpontja, például "2012.10.31. 17:36" és "2012.11.20 16:00". Az Excelnek természetesen képesnek kell lenni válaszolnia arra a kérdésre, hogy mennyi idő telt el a kettő közt. Ha a napokra vagyunk kíváncsiak, a válasz "19". Ha az órákra is, akkor "19 nap és 22 óra", vagy esetleg egyszerűen csak "478 óra". Így már talán érthető, hogy a feladatok sokfélesége miatt nem megengedhető, hogy egy ilyen jellegű program külön kezelje a dátumokat és az időket.

Kérdés, hogy akkor vajon hogy oldja meg, hogy egy eltárolt számból ne csak a hozzá tartozó dátumot, de az időt is megkapjuk. A megoldás nagyon egyszerű: valós számokkal. A valós szám egész része tartalmazza a dátumra vonatkozó információt, míg a törtrésze az időpontra vonatkozót. Így megoldhatóak a fentihez hasonló műveletek, melyek eredménye egy újabb szám. Amennyiben csak a napokra vagyunk kíváncsiak, olyan formátumot kell választani, ami csak a szám egész részét mutatja meg, megfelelően átalakítva. Ettől még ott van a tört rész is, csak nem látjuk.

Próbáljuk ki a következőt!

• Formázzunk meg egy cellát valamilyen dátum formátumra!
• Vigyünk be egy tetszőleges dátumot, természetesen a kiválasztott formátumnak megfelelően!
• Formázzuk a cellát "óó:pp:mm" típusúra!

A megjelenített érték "00:00:00". Ennek az oka, hogy amíg a szám egész részét adtuk meg, addig később annak törtrészét jelenítettük meg, ami nulla, mivel nem adtunk meg.

Ez természetesen fordítva is így van:

• Állítsuk egy cella formátumát "óó:pp:mm" típusúra!
• Adjunk meg egy tetszőleges időpontot, az előbb beállított formában!
• Állítsuk át a cella formátumát "éééé. hhhh n."-ra!

Amit látunk: "1900. január 0.", hiszen a tizedes tört egész része nulla maradt.

Az eddig leírtak megértését és a témakörhöz tartozó pár függvény gyakorlását segítendő, javaslom a 14. példa alapos áttanulmányozását. Érdemes továbbá a Cellaformázás fejezet bevezetőjét is átolvasni.

Vissza a tartalomjegyzékhez