Adatok áttekintését segítő eszközök

6. Részösszeg

A mindennapi életben gyakran felmerülő igény, hogy elemezzük egy táblázat adatait, majd a kapott eredményeket összesítve jelenítsük meg. Például egy bolt napi számláján érdemes lehet áttekinteni, hogy az egyes árucikkekből összesen mennyi fogyott aznap, átlagosan mennyit vett belőle egy vásárló, hányszor vettek belőle stb. Ehhez készíteni kellene egy külön tétellistát (amiben minden árucikk csak egyszer szerepel), és aztán az egyes árucikkekre szűkített képletekkel megadni az eredeti táblázatban számolt értékeket. Egy nagyobb tétellista esetén ez a megoldás sok időnkbe kerülhet.

Szerencsére azonban van az Excelnek erre egy beépített lehetősége, mellyel rengeteg munkától megkímélhetjük magunkat: az Adatok/ Tagolás csoportban található a részösszeg funkció.

A locsolás munkalapon található a táblázat, melyben azt rögzítették, kik, kiket locsoltak meg Húsvét alkalmával, illetve ennek a részletei. Egy fiú annyiszor szerepel, ahány alkalommal meglocsolt valakit. Szeretnénk megtudni minden egyes fiúról: hány éves, hány lányt locsolt meg, a meglocsolt lányoknak mi az átlagéletkora, hány percet töltött összesen locsolással, és átlagosan mennyi ideig volt egy lánynál vendégségben.

A feladat megoldása a részösszeg funkcióval a legegyszerűbb, és habár az eszközre jellemző bal oldali nézetsávot levágták a mintáról, azért vannak árulkodó jelek, hogy a megoldást ezzel az eszközzel kell készíteni: a fiúk neve után szereplő kifejezések.

A kép (nagyobb változata) külön ablakban is megtekinthető.49_full.jpg49. ábra: Az elkészítendő összegzés, az árulkodó jelekkel.

Ha már rájöttünk, mivel is van dolgunk, egy-két perc alatt összekattintgathatjuk a megoldást, szerezve ezzel hét pontot.

• Mivel az eredeti táblázatunkat nem lenne jó átalakítani, a feladat szövege is külön munkalapra kéri a megoldást. A részösszeg funkciónak viszont kell az egész táblázat, amit majd "összecsukogathat". A legegyszerűbb az, ha lemásoljuk a locsolás munkalapot: kattintsunk a munkalap nevére, és a Ctrl gomb lenyomása mellett vonszoljuk a kívánt helyre. Így a munkalapot nem áthelyeztük, hanem lemásoltuk.
• Természetesen továbbra is kell a kapcsolat az eredeti munkalappal. Töröljük az összes adatot, majd pótoljuk azokat az adatok munkalapra történő hivatkozással!
• Adjuk meg a kívánt átlagolás nevet az új munkalapnak (ami így kapcsolatban van az eredeti munkalappal)!
• Töröljük a felesleges oszlopokat, a feltételes és egyéb formázásokat is!
• Jelöljük ki az egész táblázatot, majd kattintsunk a részösszeg gombra!
• Csoportosítási alapnak mindegy, mit választunk, a függvény elsőnek legyen az átlag!
• Szeretnénk tudni, hogy az egyes fiúk által meglocsolt lányok átlagosan hány évesek, és a locsoló átlagosan hány percet töltött egy lánynál, úgyhogy jelöljük be a megfelelő oszlopokat. Érdekel továbbá minket a locsolók életkora is, ehhez elég, ha ugyanitt bepipáljuk a Hány éves? oszlopát is.

• A többi beállításon most nem kell változtatni, kattintsunk bátran az OK-ra!
• Fél percen belül meg kell jelenjen az eredmény, melynek többféle nézete közül is választhatunk, a bal oldali számokra kattintva.
• A feladatnak ezzel még nincs vége, szükségünk van arra is, hogy melyik fiú hány lányt locsolt meg. Jelöljük ki ismét a táblázatot (bár ha meg nem szűntetjük a kijelölést, akkor megmarad), és töltsük ki az ablakot értelemszerűen, a darab függvényt választva. Amire ilyenkor nagyon kell vigyázni, hogy ne maradjon bejelölve, hogy részösszegek lecserélése, hiszen az előbb képzett részösszegeket is meg szeretnénk tartani.
• Hasonlóan járjunk el harmadjára is, az összeg függvényt használva!

A kép (nagyobb változata) külön ablakban is megtekinthető.50_full.jpg50. ábra: A részösszegek megadása.

• A feladat máris készen van, már csak ki kell választani a megfelelő nézetet, a bal oldali számok közül választva.

Vissza a tartalomjegyzékhez