Az adatok importálása és előkészítése

Az adatokat, amelyekkel dolgozni fogunk, különböző forrásokban biztosítják számunkra. A legtöbb feladat azzal kezdődik, hogy ezeket importáljuk. Ez érettségin, ECDL-vizsgán sem ritka feladat, ott azonban az oszlopok típusának beállításánál, esetleg a karakterkódolás kiválasztásánál nehezebb dolgunk nem szokott lenni. Ezeken a versenyeken vagy a mindennapi élet valós megoldandó problémái esetén ritkán van ilyen egyszerű dolgunk. A hangsúly nem is a nehézségen van, hanem a kreativitáson és az időn: nem mindegy, mennyit töltünk el a folyamat megtervezésével, nem mindegy, hogy a kiválasztott módszer mennyi időt igényel, és az sem, hogy esetleg milyen későbbi problémákhoz vezet valamilyen meggondolatlanság.

Ez egy eléggé összetett témakör, gyakran épül olyan ismeretekre, melyeket majd csak a későbbiekben tárgyalok. Ennek ellenére mégis ezt választottam első fejezetnek, mert a feladatok megoldása mindig ezzel a résszel kezdődik. Igyekeztem olyan példákat választani, melyek kevésbé alapoznak a további témakörökre, ugyanakkor a későbbi fejezetekben előfordulhat, hogy a példa éppen egy importálási feladat lesz, ami az adott témakörben való jártasságot méri fel.

1. Importálás txt-ből vagy docx-ből

Elsőként egy nagyon egyszerű példát mutatok, ahol semmi más dolgunk nincs, mint egy kicsit átrendezni az importált adatokat.

A forrásban rangonként csoportosítva szerepelnek a pilóták azonosítói, míg mi az azonosítók egy már adott sorrendjét szeretnénk használni, azonosítónként felsorolva a hozzájuk tartozó rangot.

A kép (nagyobb változata) külön ablakban is megtekinthető.1_full.jpg1. ábra: A forrás - rendfokozat.txt.	A kép (nagyobb változata) külön ablakban is megtekinthető.2_full.jpg2. ábra: A cél - Január munkalap.

Az egyik legegyszerűbb eljárás a következő:

• Importáljuk az adatokat egy félreeső oszlopba, mondjuk F-be! A kódolás legyen megfelelő (például ANSI), hogy minden ékezetes és egyéb speciális karakter helyesen jelenjen meg!
• Ahhoz, hogy a nullával kezdődő azonosítók a mintának megfelelően nézzenek ki, az összes adatot szövegként érdemes importálni. Ehhez a döntéshez azonban előbb meg kell róla győződni, hogy a későbbiekben nem lesz olyan feladat, amelyhez számként lenne az azonosítókra szükség. Ha így lenne, akkor érdemesebb általánosként importálni (hiszen ugyanazon oszlopban szerepel szám és szöveg is), majd a cellaformázásnál beállítani az azonosítókra, hogy fixen hat hosszúak legyenek (formátumkód: 000000).

• Az A oszlopot elkészíthetjük a feladat megelőző részeinek felhasználásával, a Képzés munkalap A oszlopának másolásával (értékmásolás helyett helyesebb hivatkozást használni, még ha ennek hiánya nem is okoz problémát).

• A rangok mögül töröljük a kettőspontot, és másoljuk a megfelelő azonosítók mögé!
• INDEX() és HOL.VAN() függvényekkel töltsük ki a C oszlopot!

A kép (nagyobb változata) külön ablakban is megtekinthető.3_full.jpg3. ábra: A táblázat elkészítésének köztes lépései.

• A C oszlop érték szerinti másolásával megkapjuk a B oszlopot, a felesleges oszlopokat törölhetjük.

A forrás most egy doc-fájl, mely táblázatos formában tartalmazza az adatokat. A hagyományos módon ezt nem tudjuk forrásként felhasználni, hiszen a szövegből történő importáláskor nincs lehetőség doc-fájl kitallózására. Vágólap segítségével azonban megoldható a dolog: megnyitjuk a forrást Worddel, kijelöljük a táblázatot, vágólapra helyezzük, majd egy Excel-munkalapon állva Ctrl+V-t nyomunk. Ezt követően csak át kell csoportosítani az adatokat, és helyreállítani a formázást, hiszen az elég furcsán került át.

Választhatunk azonban egy másik módszert is, mely használata akkor jön jól, amikor nagyon sok, számunkra felesleges formázás van beállítva a Word-táblázatra. A formázás teljes elveszítésével ugyanis lehet, hogy gyorsabban végzünk a feladattal. A következőkben ennek lépései olvashatóak.

A kép (nagyobb változata) külön ablakban is megtekinthető.4_full.jpg4. ábra: A forrás egy doc-fájl, benne táblázattal. A két kar adatainak külön munkalapra kell kerülniük.

• Nyissuk meg a forrást Worddel!
• Jelöljük ki a táblázatot, és az elrendezés fülön válasszuk a szöveggé alakítás opciót! Az alapértelmezettként felkínált tabulátorjel megfelelő lesz oszlophatárolónak.
• Válasszuk a mentés másként opciót, a fájl típusának txt-t adjunk meg! Ezzel a dokumentum elveszíti minden formázási beállítását (erre egy ablak figyelmeztet is minket), de most nekünk éppen ez a célunk, úgyhogy mentsünk bátran!
• Így már könnyedén importálhatunk a txt-ből, ezt követően pedig csak az adatok elosztására van szükség (hiszen azok két munkalapra kerülnek), és pár felesleges sor törlésére.

Vissza a tartalomjegyzékhez