Importálási lehetőségek

A legegyszerűbb dolgunk akkor van, ha magunknak kell létrehoznunk táblákat az adatbázisban, és azokat a folyamatos használat során mi töltjük fel adatokkal.

Az ECDL, érettségi és versenyfeladatokban azonban mindig a rendelkezésünkre bocsátanak valamilyen forrásállományt, aminek a tartalmát be kell importálnunk egy üres vagy félkész adatbázisba. A következőkben áttekintjük a különböző importálási lehetőségeket, és megnézünk néhány konkrét feladatot is.

A kép (nagyobb változata) külön ablakban is megtekinthető.4_full.jpg4. ábra: Az Access 2010 importálási lehetőségei

Az importálási lehetőségeket a Külső adatok fülön érhetjük el. Mint a fenti ábrán is láthatjuk, az egyszerű szöveges fájltól kezdve az XML-fájlon át egészen egy másik Access adatbázisig importálhatunk adatokat. Sőt, az Egyebek gomb alatt lehetőségünk van HTML dokumentumok, Sharepoint listák és dBase állományok importálására is. Ezen utóbbi két típussal az eddigi érettségi és versenyfeladatok alkalmával nem találkozhattunk.

Az adatbázis-kezelés versenyfeladatokkal kapcsolatban általánosságban elmondható, hogy sokszor a legnehezebb feladat pont az elindulás, vagyis hogy hogyan hozzuk a rendelkezésünkre álló forrásállományt olyan formára, hogy azzal dolgozni tudjunk. Ehhez sokszor más alkalmazói programot (például szövegszerkesztőt és/vagy táblázatkezelőt) is használnunk kell, és nem csupán alapszinten.

Nézzük meg azokat az általános irányelveket, melyeket célszerű betartani külső adatok importálásakor:

• Általános, minden importálásnál szem előtt tartandó szabály, hogy ügyelni kell az importálandó mezők típusára! Bár az Access importálás varázslója igen nagy hatékonysággal ismeri fel az importálni kívánt adatok típusát, célszerű azt az importálás alatt leellenőrizni.
• Mivel a versenyek során az adatbázisok több táblából állnak, ezért már az importálás előtt meg kell vizsgálni, hogy mely táblák vannak egymással kapcsolatban. A kapcsolatban részt vevő mezőknél fokozottan ügyelni kell arra, hogy a típusuk és tulajdonságaik megegyezzenek!
• A táblák közötti kapcsolatot minden esetben az importálás elvégzése után állítsuk be, különben elképzelhető, hogy „Subscript out of range” hibaüzenetet kapunk.

• A kapcsolatokon kívül minden egyéb táblákra vagy az egyes mezőkre vonatkozó speciális megszorítást (például érvényességi szabályokat) szintén importálás után állítsuk be. Ez azért is jó, mert például ha az érvényességi szabály létrehozásakor olyan hibaüzenetet kapunk, hogy a táblában szereplő adatok egy része ennek ellentmond, akkor nagy valószínűség szerint valamit elrontottunk (vagy az importálás végén átsiklottunk azon üzenet felett, hogy nem sikerült mindent tökéletesen importálni, vagy az érvényességi szabályban gépeltünk félre valamit).

Ezen általános elvek után nézzünk néhány gyakorlati példát!

Vissza a tartalomjegyzékhez